GESTIÓN DEL CAMBIO, CÓMO ESTRUCTURAR UN PROCESO DE TRANSFORMACIÓN

Por Gustav Juul / Presidente / RHHR Group

Técnicamente, la gestión de cambio se define como un proceso de liderazgo  enfocado a impulsar a organizaciones y personas hacia cambios institucionales significativos y asegurar que su implementación resulte exitosa y sustentable. La meta de la Dirección debe ser minimizar el efecto disruptivo del cambio y limitar el tiempo requerido para la integración de éste a la rutina de la empresa.

En cualquier organización, el cambio es un proceso natural y esperado cuya expectativa es mejorar estrategias que generen un valor mayor al que actualmente existe. Sin embargo, no todas las empresas buscan estrategias innovadoras ni liderar el cambio dentro de sus mercados; alguna, logran el éxito adoptando lo que otras han implementado.

Independientemente de la estrategia utilizada, en algún momento toda empresa se enfrentará al cambio, ya sea por factores internos o requerimientos del mercado en el que opera; es la gestión de ese cambio lo que será pieza clave para su éxito, sin olvidar que las personas son el pilar de todo proyecto de cambio ya que su esencia cambiará la cultura organizacional.

En la siguiente tabla, muestro lo que se requiere de nosotros como empresa y profesionales durante un proyecto de transformación:

MODELO DE CAMBIO

Aunque existen varios modelos de gestión del cambio, todos se basan en cuatro factores básicos: insatisfacción con la situación actual, visión de un mejor futuro, liderazgo del cambio y continuidad del proyecto, los cuales afectan de manera directa la resistencia al cambio.

INSATISFACCIÓN

Actualmente, la insatisfacción es un factor común que lleva a empresas a iniciar un proceso de cambio. A continuación, describo las etapas necesarias para el buen flujo de los programas dentro de la gestión del cambio.

1 DEFINA RAZÓN DEL CAMBIO

Primero, se debe definir la razón por la cual se desea iniciar un proceso de cambio para después, de sensibilizar a la empresa del porqué es necesario. Generalmente, la Dirección se encarga de está etapa y normalmente, es una reacción ante factores externos o internos, tales como reestructuras, nueva dirección, cambios de sede, nuevas estrategias y crecimiento.

2 EVALÚE LA SITUACIÓN ACTUAL

Debe tomar el tiempo necesario para considerar y evaluar la realidad de lo que significará para la empresa hacer un gran cambio. Pregúntese: ¿cuál es la idea?, ¿qué se pretende lograr?, ¿cuál es el beneficio esperado?, ¿cómo cambiará la empresa?, ¿cuál será el costo?, ¿cuáles son los riesgos de hacer el cambio?, ¿cuáles son los riesgos de no hacer el cambio?

3 REVISE LAS MEJORES PRÁCTICAS

Al revisar la situación actual, es buena idea descubrir cuáles fueron las experiencias similares de empresas del sector; esto es precisamente una de las especialidades de RHHR Group, identificar y reproducir la competencia. Por otro lado, puedes contratar a la misma consultoría que los apoyó, aunque no es una inversión barata, es mucho más rentable contar con un experto en el tema que aprender solo y sobre a marcha.

4 ANALICE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES

Basándose en la información recopilada, analice cuáles serán los problemas con los que tendrá que lidiar y qué oportunidades podrá tener.

Si necesita un formato de evaluación que le ayude a la gestión del cambio no dude en recurrir a nosotros y con gusto lo apoyaremos.

VISIÓN

Para lograr un cambio, debe visualizar el futuro, pregúntese ¿cuál es el objetivo a largo plazo? Una vez implementado el cambio, ¿cómo va a ser mejor, más grande, más sólida o competitiva la empresa?, ¿qué debe lograr y en cuanto tiempo para que el cambio sea exitoso?

5 DISEÑE LA IMAGEN A FUTURO

Probablemente el equipo que lidere la gestión del cambio estará trabajando de manera simultánea en varios subproyectos, por ello, debe asegurarse que todos trabajen en la misma dirección y con la misma visión. Es importante tomarse el tiempo para rectificar que exista un entendimiento común y coherente con la imagen futura de la empresa.

6 DESARROLLE LA PLANEACIÓN DEL CAMBIO

Pese a la iniciativa de cambio comienza en la Dirección, los líderes necesitan el apoyo de toda organización . En los proyectos similares con los que RHHR Group ha trabajado, incluir a representantes de cada nivel jerárquico al equipo de líderes de gestión del cambio tiene grandes ventajas.

Cuando RHHR Group diseña y/o implementa un proyecto de Gestión del Cambio nos aseguramos de contar con las capacidades y el apoyo necesario dentro de las áreas de: Procesos de trabajo, Estructura Organizacional, Gestión del Conocimiento, Sistemas de Control y Medición, Liderazgo y Cultura.

De necesitarlo, con gusto le compartiremos una guía de preguntas de referencia para analizar estas seis área

LIDERAZGO

Como antes mencionado, es importante incluir a personas de todos los niveles en el equipo multidisciplinario que liderará la transición; una vez formado, habrá que integrarlo, empoderarlo y explicarle al resto de la organización que, mientras se gesta el cambio, las funciones anteriores de estas personas pasan a ser una segunda oportunidad.

7 ANUNCIE EL CAMBIO

La comunicación es fundamental dentro de una empresa y más en época de cambios. Sea cual sea la elección del método de comunicación, es importante que las razones del cambio sean claras, sobre todo si tiene personas de nuevas generaciones, ya que será crítico hacerles saber que la Dirección busca retroalimentación y comentarios.

Una comunicación abierta crea una buena oportunidad

8 DESIGNE LOS DÍDERES DEL CAMBIO

Elegir correctamente a los líderes del cambio es de gran importancia; estos no sólo deberán lidiar con el día a día de los proyectos formales, también deben hacer un gran trabajo de convencimiento frente al resto de los empleados y buscar minimizar la resistencia.

RESISTENCIA

Siempre, la primera fase es la resistencia al cambio; normalmente, los comportamientos en esta fase son reproches, pasividad y menor productividad. Aquí es donde la capacidad de comunicación abierta con los líderes jugará un rol importante para minimizar la duración de esta fase.

EXPLORACIÓN

La segunda fase que se experimenta es la explotación, donde los comportamientos se componen de prueba, confusión y enfoque en el futuro. Poco a poco, los empleados apreciarán la necesidad del cambio y buscarán entender cómo el cambio los afectará.

ACEPTACIÓN

La tercera y ultima frase es aceptación, en la cual los empleados ya estarán enfocados, trabajarán en equipo y cooperarán. El éxito de la implementación del cambio será el tiempo en que lleva a sus empleados de la resistencia a la aceptación.

9 REACCIONES Y RUMORES

Durante un período de cambio se generarán rumores y reacciones negativas, no trate de evitarlos. Generalmente, la fuente de rumores son la falta de información, la inseguridad, ansiedad y el conflicto; para combatirlas se aconseja proveer información clara y directa.

Existen muchos otros medios que pueden ayudar a acelerar la aceptación del cambio; si necesita apoyo con otras estrategias no dude en contactar a alguno de nuestros expertos.

10 FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN

Recomendamos que implemente el plan de formación y capacitación diseñado en la fase de visión e invite a todos los empleados a participar. De modo que será más fácil para el empleado entender la nueva manera de trabajar reducirá sus dudas y por lo tanto, la resistencia.

CONTINUIDAD

Es importante que el proyecto de cambio no sea un esfuerzo puntual y que tras la implementación, la empresa vuelva a su antigua manera de trabajar; por lo consiguiente es esencial darle continuidad.

11 CELEBRE LOS RESULTADOS

Celebre los logros; planifique algunas metas significativas al inicio del proceso para que los empleados las quieran lograr y haya entusiasmo al hacerlo, así mismo asegúrese que estos logros se comuniquen efectivamente.

12 PLAN DE MEJORA CONTINUA

A pesar de que el cambio puede ser difícil, una organización ágil es aquella que se adapta rápidamente al cambio. Recomendados que la lecciones aprendidas se documenten y se guarden como referencia a futuro uso; al prepararse para una mejora continua, el cambio se vuelve mucho más fácil.

13 INCORPORE EL CAMBIO

Identifique a los líderes de opinión y asegúrese que sean personas que promuevan el cambio que quiere lograr. También, enfoque su atención a los nuevos empleados, explíquele los aspectos sociales y de desempeño de su empresa para que aprendan cuáles son las competencias para ser efectivos dentro de la organización, sobre todo si han sido contratados para crear o apoyar un cambio, lo más importante es dejarles en claro lo que se espera de ellos.

Finalmente, las ventajas de crear un ambiente de mejora continua es una gran inversión de tiempo y esfuerzo. Identifique un momento del año en el que revise sus políticas y procedimientos y asegure que estén alineados a las mejores prácticas de la industria.

 

 

Más Noticias