INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD: UNA FUNCIÓN ESTRATÉGICA DE RECURSOS HUMANOS

La invención de la manecilla minutera se atribuye a Joost Bürgi, un gran relojera y matemático Suizo que vivió a finales del siglo XVI. Esta invención coincidió con un estallar de innovación técnica en la fabricación de relojes, la cual permitió que más gente tuviera acceso a la medición del tiempo en fracciones muy pequeñas. Para algunos fue una bendición, pero para otros generó una serie de nuevas oportunidades para sentir culpa; además de todos los otros problemas que presentaba la vida, ¡ahora también se podía llegar tarde!

Empresarios no tardaron mucho en idea como obtener provecho de esta medición, empezaron entonces a usar el concepto de productividad que hoy en día definimos como la relación entre los resultados y el tiempo utilizado para obtenerlos: cuanto menor sea el tiempo que lleve obtener el resultado deseado, más productivo es el sistema.

Continuamente buscamos herramientas para hacer más productivos en lo que hacemos, a nivel personal, para estar más tiempo con nuestras familias y amigos, y a nivel laboral, para lograr ganar más en menos tiempo. En cuanto a las empresas, incrementar la productividad es uno de sus objetivos más importantes. A pesar de esto, el incremento en la productividad raramente se considera una función principal del departamento de Recursos Humanos.

“Sino le prestas la atención suficiente a lo que le estás prestando atención, tomará más de tu atención de lo que debería”. – David Allen

Por mi parte, aún no hay alguien que me pueda dar una buena razón por la cual Recursos Humanos, sea quién determina cómo se gestiona a las personas a través del diseño de programas, no logra hacer el vínculo entre este tipo de elementos y enfocarlos específicamente a incrementar el desempeño del colaborador (calidad, volumen y velocidad).

De las pocas empresas que tienen como objetivo claro el incrementar la productividad de la empresa, aún menos miden la utilidad que genera cada colaborador (Vea el artículo “Rentabilidad: el costo de un empleado vs. el beneficio de uno excepcional”. En LIFESTYLE edición número 85, p 36-38).

Por otro lado, las políticas de Compensación y Beneficios (C&B) típicamente están establecidas en base a las tendencias del mercado. Esta vocación de repetir con gran exactitud lo que hace el vecino, es el objetivo principal de muchos departamentos de Recursos Humanos. No salirse de la norma es la norma. Estos líderes del Capital Humano, se gastan pequeñas fortunas en tener acceso a encuestas de sueldos y salarios mediocres. Mi pregunta es, ¿Por qué no ligar los programas de C&B a la productividad de la persona que ocupa el puesto?

Este sistema de no destacar lo encontramos comúnmente en áreas de Recursos Humanos. Los programas de formación se deciden a favor de quién da el precio más bajo, con poca o ninguna consideración por cual es más efectivo. En muchas ocasiones, en lugar de asegurar la calidad y la productividad, la elección de qué proveedor de reclutamiento utilizar se decide con el único objetivo de reducir costos. Si no fuera así, la mayoría de las empresas de reclutamiento deberían haber cerrado sus puertas con la misma velocidad que las abrieron.

“No confunda el movimiento con la acción”. – Ernest Hemingway

Independientemente de la función de Recursos Humanos que se analice, pareciera que una organización típica se preocupa más por administrar transacciones que por desarrollar soluciones que apoyen a mejorar la productividad.

Tras muchos años de apoyar a empresas a mejorar su productividad, en RHHR Group, sabemos que Recursos Humanos son los que impactan positivamente en la productividad de los colaboradores. Si usted piensa que la función principal de este departamento  debería ser influir positivamente en la capacidad de desempeño del Capital Humano en la empresa y no impedirla, proponemos trabajar en los siguientes seis factores:

1 DIRECCIÓN Y GUÍA

Un objetivo definido crea roles claros; es necesario que todos entiendan su rol en la empresa. Gerentes y líderes deben comunicar el objetivo de manera convincente para lograr que las personas que les reportan sientan que su trabajo importa y que son parte de algo mpas grande.

Estrategia Corporativa

Una buena estrategia y un sólido plan de negocio bien comunicado incrementan las posibilidades de que una empresa sea exitosa y logre obtener el compromiso de sus colaboradores. Además, tener un objetivo bien definido es clave para mantener el enfoque durante largos períodos de tiempo.

Metas

Las metas especifican y detallan lo que se espera de cada uno de nosotros y cuando son medibles, los colaboradores van a entender con exactitud lo que es importante y lo que no.

Métricas de Desempeño

Tener métricas efectivas y procesos de reporte refuerza el cumplimiento de metas individuales y de equipo. Según las estadísticas de RHHR Group, lo que la empresa mide y reporta tiene un 87% más de probabilidad de cumplirse que lo que no. Por añadidura, desde un punto de vista de retroalimentación y mejora continua, es mucho más efectivo hacerlo con números.

Recompensa Efectiva

Aunque las recompensas económicas por si solas no son el mejor método para motivar el cumplimiento de las metas, cuando se añade un incentivo económico al resto de los esfuerzos no monetarios de la  empresa, se puede percibir cuál es el enfoque que la empresa pide del equipo.

Distribución de Recursos

Establecer prioridades claras ayuda a que el tiempo y los recursos invertidos se unen de la manera que quiere la empresa. Se debe comunicar a los integrantes de cada equipo qué metas, objetivos, procesos y clientes son de alta prioridad y cuáles considera de baja prioridad, asegurando que una cantidad desproporcionada de los recursos vayan para cumplir las altas prioridades.

2 FACTOR HUMANO

La correcta selección de personal es clave para un equipo altamente productivo.

Alto desempeño

Thomas Edinson dijo que no hay sustituto para el trabajo duro y sin duda, el factor más importante para la productividad es contratar a personas con una alta capacidad de automotivación. La empresa debe hacer más que cualquier otra de la competencia en atraer, contratar, desarrollar y retener a profesionales que cumplan las expectativas más altas de la organización.

Líderes efectivos

Un buen líder es crítico para la productividad. El consejo de la empresa define su raz´ón de ser, las prioridades y los objetivos; pero está en los líderes desarrollar los planes de acción y motivar a todos los colaboradores para llevarlos a cabo.

3 APOYO

El apoyo del Equipo

Hay pocas tareas, que se pueden lograr por una persona que trabaja sin apoyo. Si trabaja como llanero solitario su productividad está destinada a sufrir.

Mejores Prácticas

Aprender por prueba y error no es un sistema efectivo de trabajo frena el proceso de experiencia e incrementa la multiplicación de errores. Más de 78% de las empresas encuestadas por RHHR Group no cuentan con un sistema para compartir nuevas ideas, y mejores prácticas. Lograr cierto nivel de crecimiento originado de un sistema formal de generación de ideas, avalado por un equipo de trabajo interdepartamental, debería ser una de las funciones formales de Recursos Humanos.

La innovación

En la mayoría de las industrias, el nivel de productividad tiene que incrementar significativamente (10% al 15%) cada año sólo para tener una posición dominante en el mercado. Este crecimiento se puede lograr agilizando los procesos de mejora. Es imperativo tener a alguien, para coordinar este trabajo de desarrollo de procesos, formación, medición, evaluación y premiación del Recurso Humano.

Factores no monetarios

Control y autoridad

Una falta de control y libertad excesiva puede resultar en desperdicio y duplicación. En contraste, la micro-gestión y reglamentación excesiva puede entorpecer la toma de decisión y el desarrollo de los colaboradores. La productividad se maximiza cuando existe un balance entre el control, la libertad, la autoridad y el permiso.

Adicional a las recompensas monetarias formales, las empresas pueden incrementar el compromiso de sus integrantes a través de incentivos no monetarios.

4 COMUNICACIÓN

Actualización constante

Hoy en día, la competencia ha incrementado y competimos contra cientos de empresas alrededor del mundo; el desarrollo es cada vez más rápido. Por lo mismo, es fácil quedarse obsoleto en pocos años y en algunos casos meses. La función de Recursos Humanos es garantizar que esto no pase, proponiendo programas efectivos que no ocupen demasiado tiempo fuera de la empresa por parte del colaborador

Retroalimentación

La falta de comunicación puede frustrar a los colaboradores. Cuando no se logra dar una retroalimentación efectiva, es común desperdiciar esfuerzos, incrementar la cantidad de errores y bajar la productividad. Se deben desarrollar mecanismos de comunicación y seguimiento para que se adapten a las necesidades de los líderes.

Información Correcta

En la mayoría de los casos, nuestro trabajo depende de la información que nos comparten. Es nuestra obligación asegurarnos de transmitir la información de manera correcta, con la mayor velocidad posible y con la calidad adecuada para que otros puedan desarrollar su trabajo y no parar la cadena de producción.

5 RECURSOS

Presupuesto insuficiente

Aún contando con un gran líder, los equipos tendrán un nivel bajo de productividad si sufren por tener un presupuesto insuficiente para desarrollar su función.

Tecnología y herramientas

Cuando colaboradores altamente formados y capacitados no se les proporcionan las herramientas para trabajar, no tendrán el desempeño que se espera de ellos.

6 OTROS FACTORES

Integración

Cuando procesos de negocio no trabajan en conjunto, está claro que se atorará el flujo y se incrementarán los atrasos y errores. Gran parte de cualquier esfuerzo de mejora en el que se participa RHHR Group, es busca la integración de procesos interdependientes a un solo sistema, rompiendo silos y barreras.

Factores extra-laborales

También existen elementos externos que pueden tener un efecto negativo. Estos factores incluyen: cambios políticos, climáticos y en la vida personal de los colaboradores.

Intereses Personales

Intereses personales, resistencia al cambio, envidias y rivalidades internas pueden estropear un excelente trabajo de la dirección. Si esto es el caso, tome la iniciativa y solvente el problema de raíz.

ÚLTIMAS CONSIDERACIONES

Gestionar la productividad del capital humano incluye tener la responsabilidad de optimizar el retorno de inversión (ROI) del gasto del capital humano.

Si trabajas en Recursos Humanos y buscas alguna manera de lograr un mayor impacto estratégico con un presupuesto limitado, considera establecer una función de consultor de productividad interna que proporciona el mismo tipo de análisis y consejos que puede proporcionar una empresa RHHR Group o Mckinsey. Aunque no llegue al nivel de especialidad que te podríamos brindar nosotros desde el primer momento, seguro es una de las mejores inversiones que puede hacer su empresa.

 

 

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