VACANTES ¿AHORRO O DAÑO FINANCIERO?

Por Gustav Juul

Hoy en día en el mundo empresarial es requisito crecer el negocio mensualmente y si no se tiene el talento para hacerlo será imposible lograrlo. Estadísticas recopiladas por medio de una investigación a nivel nacional demuestran que las empresas tardan entre 57 a 78 días en cubrir una vacante “simple” y cuando se trata de una vacante “complicada” o de “alto nivel”, tardan de dos a tres veces más. ¡Es demasiado tiempo!

RHHR Group, siempre está a favor de cualquier impacto monetario positivo de la empresa, en especial el del departamento de Recursos Humanos, por ello la importancia de calcular el costo de las vacantes existentes (CV: Costo de Vacante). Éste, es un ejercicio necesario para determinar el impacto real a la falta de talento y del tiempo que le toma para cubrir esta posición. La manera de calcular o medir el impacto puede varias, sin embargo, es importante medir el costo de la rotación voluntaria y el costo de un reclutamiento lento versus uno rápido.

• Si una empresa no conoce el CV, ésta no le dará el énfasis necesario al abordar los retos de reclutamiento, especialmente si no están conscientes de las pérdidas negativas reales que surgen de contar con vacantes. Dos factores agravan esta situación: En su mayoría, los reclutadores internos tienen una función administrativa con pocos incentivos para cubrir las posiciones de candidatos de calidad, por lo que rara vez encontramos personas de nivel estratégico en esas posiciones.
• Muchas organizaciones se han vuelto meticulosas al mesurar costos, de tal modo que descuidan los efectos negativos que pueden tener a largo plazo, como la falta de talento.

Es común que lo anterior suceda de manera frecuente en empresas donde el presupuesto de Recursos Humanos es controlado por el Director de Administración y finanzas, ya que considera a este departamento como un área administrativa más.

Al considerar los sueldos como un gasto y no una inversión rentable, estas empresas suelen pensar que las vacantes tienen efecto positivo: al tener una vacante, se reducen los costos de manera temporal hasta que ésta se cubra. Demostrar impacto de no tener empleados productivos en posiciones críticas es imprescindible para el negocio.

Nuestras estadísticas indican que en la actualidad hay vacantes cuyo costo radica entre los 50 mil y 100 mil MXN al día. En una ocasión, notamos que una posición le costaba más de un millón de pesos al día a uno de nuestros clientes; consecuentemente, RHHR Group reconoce la gran responsabilidad que se tiene al ofrecer un servicio de Headhunting.

Desafortunadamente, calcular el CV para todas las posiciones dentro de una empresa es muy complicado y consume mucho tiempo, de modo que muchas empresas eligen usar una versión simplificada: posiciones “simples” y versiones más sofisticadas para posiciones claves.

No existe una fórmula mágica o estándar para calcular el costo de la vacante (CV), ya que depende de factores cambiantes como: la industria, el tamaño de la empresa/departamento, el nivel de formación y desarrollo de las personas que le reportan, asimismo el nivel de la posición como tal. Sin embargo, existe una serie de fórmulas recopiladas de nuestra experiencia que se pueden adaptar a cualquier empresa. En caso que se piensa implementar uno de estos sistemas dentro de la organización, recomendamos involucrar desde el inicio al Departamento Financiero, para así añadirle credibilidad a los cálculos , eliminar dudas y resistencia.

A continuación, se enlistan las fórmulas básicas para el cálculo CV; en base a éstas se pueden desarrollar métodos que mejor se adapten a su empresa:

No obstante, existen muchas variantes que afectan el cálculo al aplicar las fórmulas: si una contratación temporal llegara a suplir la vacante, si un par o el jefe del departamento realiza el trabajo, el costo que tienen errores a cualquier solución temporal, el costo adicional de horas extras, la falta de supervisión y la falta de generación de ideas.

Para calcular el CV, proporcionaremos un listado de algunos factores que se deben considerar al analizar la situación de una empresa:

1 REACCIÓN EN CADENA

Tener vacantes de manera excesiva puede mandar un mensaje de debilidad, creando confusión e incertidumbre; proveedores y clientes no sabrán a quien contactar o quién los atenderá a largo plazo. Así mismo, puede resultar en volúmenes de ventas más bajos, pérdida de clientes y reducción de cuota de mercado.

2 IMPACTO EN SU EQUIPO

Contar con vacante no sólo afecta su EBITDA a corto plazo. Éstos se pudieran ver afectados por factores como: la pérdida de dirección o liderazgo, la merma de conocimiento y la disminución del seguimiento, afectando la productividad, ventas, planificación financiera, desarrollos, innovaciones y más.

3 VENTAJA COMPETITIVA, CULTURA Y VALOR

Cuando las ventas incrementan y no se tiene la capacidad de cubrir las vacantes son candidatos de calidad, es común que se realicen contrataciones “rápidas”. Una vez que un equipo esté compuesto por personas con bajo desempeño, se pierde la capacidad de atraer a los mejores candidatos, por tal motivo no se debe conformar con “lo que hay disponible”.

4 RECLUTAMIENTO E IMAGEN

Tener vacantes en puestos estratégicos puede hacer creer a futuros candidatos que la empresa no logra retener talento, de modo que la habilidad de contratar a los mejores aspirantes se ve afectada. Igualmente, sus empleados actuales podrían pensar que la empresa se encuentra en una situación desfavorable y considerarían razón legítima para buscar otras opciones de empleo.

5 INCREMENTO EN GESTIÓN DE TIEMPO

Las vacantes requieren tiempo y dedicación por parte de gerentes y directivos, lo que resulta en menos tiempo dedicado a temas estratégicos que aportan un alto valor añadido. En estos casos al calcular el CV, el costo de oportunidad puede ser altísimo. ¿Qué pasaría si directores y gerentes dedicaran su tiempo y atención en temas estratégicos y no en temas operativos?

6 OTROS ASUNTOS Y COSTOS

• Una mala contratación, resulta en una larga curva de aprendizaje, de baja productividad y calidad.
• Nuevos empleados tienden a ser menos estables.
• A pesar de ser capacitados, pudieran no contar con los requerimientos para el puesto y tendrán que ser reemplazados.
• Puede haber fuga de información de la cual su competencia saque ventaja directa o indirecta.

En el caso de PYMES o nuevas empresas en donde hay poca posibilidad de retener conocimiento por centrarse en pocas personas, el costo puede ser dramático. Si sólo se cuenta con 10 empleados y se pierde a dos, hay una rotación del 20%, lo cual es un grave problema. Cada día resulta más difícil encontrar profesionales con un gran desempeño y existen posiciones que simplemente no pueden ser cubiertas a corto plazo.

Es importante reconocer que invertir tiempo y tener una estrategia que soporte la necesidad del negocio de cubrir las vacantes de forma rápida y con calidad, trae consigo beneficios significativos.

TIP TALENT MAPPING

EVITELOS RIESGOS

En RHHR Group entendemos los retos a los que las empresas se enfrentan, por lo que nos especializamos en optimizar sus programas para atraer y retener talento en cualquier departamento. Nuestras soluciones y servicios de consultoría están diseñados para que la empresa tenga un RETURN ON INVESTMENT (ROI) inmediato en productividad y rentabilidad.

Hay varios métodos para evitar largos períodos con vacantes abiertas, el que tiene mejores resultados es un servicio novedoso que ha lanzado RHHR Group: Talent Mapping. Este servicio tiene como objetivo ocupar vacantes con el mejor talento en días en lugar de meses. ¡Llámenos si piensa que podría ser lo que le falta a su empresa!

Más Noticias

¡ENFOQUE AL CLIENTE! ¿COMPLETAMENTE O SÓLO DE VEZ EN CUANDO?

“Todo el mundo tiene un cartel invisible colgado de su cuello que dice: “Hazme sentir importante”. Nunca te olvides de este mensaje cuando trabajas con personas.” – Mary Kay Ash

AUTONOMÍA, A TRAVÉS DEL MENTORING

“Antes de ser un líder, el éxito se trata solo del crecimiento propio. Una vez que te vuelves un líder, el éxito se define por el crecimiento de otros.” --- Jack Welch

LOS MILLENNIALS Y LA VIDA LABORAL

¿qué hacer si eres un Director que busca hacer crecer su negocio en un mundo que está en poder de los Millennials?

CÓMO VOLVERSE MÁS FUERTE AL SUPERAR UNA CRISIS

Comienza haciendo lo que es necesario, después lo que es posible y de repente estarás haciendo lo imposible. San Francisco de Asís